papierloses Arbeiten – macht die Digitalisierung es möglich?

einfach schnelles internet

Bits und Bytes statt Blätter und Ordner

Deutschland verbraucht nach Angaben des Bundesumweltamtes jährlich so viel Papier wie die Kontinente Afrika und Südamerika zusammen: fast 250 Kilogramm pro Kopf. Abgesehen von der Verpackungswut in entwickelten Industrienationen wird ein Großteil des Papiers heute in Büros verwendet, sowohl von Behörden als auch von Unternehmen. Eine solche Verschwendung einer wichtigen Ressource muss nicht sein, denn die Digitalisierung macht papierloses Arbeiten möglich, wenn ein schneller Internetzugang verfügbar ist.

Das papierlose Arbeiten beginnt beim Versenden und Empfangen von E-Mails. Die elektronische Post hat den Brief mit Umschlag und Briefmarke längst aus unserem Leben verdrängt. Zwar halten einige Banken und Behörden an der alten Form des Versandes von Dokumenten fest, notwendig aber ist das nicht. Wer partout keine Briefe mehr in seinem Briefkasten sehen will, kann den Service von Dropscan und E-Postscan der Deutschen Post in Anspruch nehmen. Für die Post wird ein Nachsendeauftrag eingerichtet, die Briefe werden digitalisiert und an eine digitalen Scanbox geschickt.

Steuerbehörden akzeptieren online-Dokumente

Rechnungen, Verträge, Firmengründungsdokumente, Arbeitsverträge oder Kontoauszüge werden heute nicht mehr als Originalunterlagen gebraucht – die Steuerbehörden akzeptieren längst die elektronische Version. Unternehmer müssen ihre Steuerunterlagen zwar bis zu zehn Jahren aufbewahren. Das muss aber nicht in Papierform erfolgen. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und einiger Zollunterlagen können die meisten Dokumente auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen.

Datenträgern gespeichert werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass sie schnell wieder lesbar gemacht werden können. Einer Dokumentenverwaltung über Apps oder in der Cloud steht nach dem Gesetz über die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten (§147 AO und §257 Abs. 1 HGB) also nichts im Wege. Für die Umwandlung all der Papierordner in Bits und Bytes gibt es viele Möglichkeiten. Zur Erfassung der bereits vorhandenen Dokumente, Zeitungen und Zeitschriften, Zeichnungen, Fotos oder Briefe sollte man sich einem Scan-Service anvertrauen, denn dieser Prozess ist zeitaufwändig.

Für die digitale Büroorganisation selsbt stehen zahlreiche Programme zur Dokumenten- und Papierverwaltung zur Verfügung. Wichtigstes Instrument ist zweifellos das File Sharing, dass es erlaubt, von verschiedenen Geräten aus an einem Dokument zu arbeiten und verschiedenen Personen Zugang zu einem Dokument zu gewähren. Die legendären Schreibmappen vor allem in Behörden, in denen Arbeitsanweisungen, Diskussionsvorlagen oder Einladungen von Büro zu Büro getragen wurden (und heute noch werden), können der Vergangenheit angehören, wenn die Dokumente so online gestellt werden, dass je nach Bedarf die entsprechenden Mitarbeiter Zugriff darauf haben. Das spart Papier und Zeit!

Die erste papierlose Baustelle der Welt in Norwegen

Dass das papierlose Arbeiten keine Zukunftsmusik ist, zeigte kürzlich ein Unternehmen aus Norwegen mit der ersten papierlosen Baustelle der Welt. Bei der Erweiterung einer Hochschule in Fredrikstad wurden das Design, die Planung und die Zeichnungen ausschließlich digital erstellt und genutzt. Auch die Rechnungen liegen nur online vor.

In Norwegen werden mit dem Projekt „Digibyggt“ (Ditigales Bauen) gegenwärtig digitale Lösungen in mehreren Bauprojekten getestet. Ziel der Digitalisierung ist es, Zeichnungen schneller zu aktualisieren und so die Qualität zu erhöhen und Zeit und Geld im Bauprozess zu sparen. Die Einsparung von Papier ist dabei ein willkommener Nebeneffekt. Allerdings kann man sich vorstellen, dass bei diesen Prozessen ein besonders schnelles Internet notwendig ist.

Estland schaffte mit der Vergabe einer ID-Card eine neue digitale Nation für globale Bürger. Mit dieser e-Residency (E-Staatsbürgerschaft) ist es zum Beisiel möglich, innerhalb nur eines Tages ein Unternehmen zu gründen, es online von überall auf der Welt aus zu leiten, ein Bankkonto zu eröffnen, Zugang zu Online-Zahlungsdienstleistern zu haben, Dokumente und Verträge digital zu unterschreiben und Steuererklärungen online abzugeben. Alles ohne Papier.

Das Land hat bereits seit 2000 eine papierlose Regierung. Alle Sitze im Parlament und im Stadthaus von Tallinn sind mit Laptops ausgestattet, abgestimmt wird per Mausklick. Nach jeder Parlamentsdebatte können die Esten den aktuellen Stand von Gesetzesentwürfen an ihrem Rechner ansehen und Verhandlungen über Staatsausgaben im Internet in Echtzeit verfolgen. Auch ihre Politiker wählten die Esten als erste Nation in Europa über das Internet. Der eine oder andere Baum wurde damit sicher gerettet.

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